Politique de protection des données personnelles


PEÑA MANCERO ABOGADOS S.A.S.

La présente Politique de Protection des données personnelles (ci-après « La Politique ») vise à détailler la manière dont PEÑA MANCERO ABOGADOS S.A.S (ci-après « LA COMPAGNIE ») met en œuvre des traitements à vos données personnelles conformément à la Loi Colombienne et à la réglementation en vigueur.

La politique de protection de données personnelles sera applicable à tous les bases de données et/ou dossiers contenant des données personnelles qui font l’objet du traitement de LA COMPAGNIE qui en est la Responsable.

Autorisation

Consentement préalable, exprès et éclairé par le Titulaire afin de mettre en œuvre le Traitement de données personnelles.
Base de Données

Ensemble organisé de données personnelles qui est l’objet du traitement.

Donnée personnelle

Une quelconque information qui puisse avoir une relation avec ou plusieurs personnes physiques déterminées ou déterminables dont le Prénom, le numéro de carte d’identité, l’adresse, le courriel électronique, le numéro de téléphone, la situation de famille, l’empreinte digitale etcétéra.

Personne physique ou morale, publique ou privée avec qui LA COMPAGNIE a un rapport commercial.

Donnée sensible

Une quelconque information qui altère la vie privée du titulaire et dont la mauvaise utilisation peut générer sa discrimination. Des données qui révèlent les opinions politiques, les croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à des syndicats ou à des associations ; ainsi que les données concernant la santé, les photos et les empreintes digitales.

Sous-traitant de données

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui seule ou conjointement avec d’autres, traite les données à caractère personnel pour le compte du Responsable. En l’occurrence, il s’agit de tout tiers quelconque que LA COMPAGNIE désigne pour réaliser le traitement des données personnelles pour son compte et au nom de LA COMPAGNIE. Si le Responsable du traitement n’exerce pas comme Sous-traitant, celui-ci sera nommé explicitement.

Responsable du traitement de données

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui seule ou conjointement avec d’autres détermine les finalités et les moyens de traitement des données. Pour la présente politique, le Responsable du traitement de donnés est Peña Mancero Abogados S.A.S. domicilié à Bogota. Adresse électronique : info@pmabogados.co. Numéro de téléphone (571) 3000222.

Demande du titulaire ou de son représentant sur procuration afin de rectifier, mettre au jour ou supprimer Les données ; ou afin de résilier l’Autorisation dans les cas établis par la Loi.

Personne physique dont les données personnelles sont l’objet de Traitement.

Le transfert de données se mène lorsque le Responsable et/ou le Sous-Traitant des Données Personnelles, localisé en Colombie, envoie l’information ou les Données Personnelles à un récepteur, étant Sous-traitant, étant à l’intérieur ou en dehors du pays.

Transfert des données

Traitement de Données personnelles qui implique leur communication à l’intérieur ou en dehors du territoire de La République de Colombie ayant pour but la réalisation d’un Traitement par le Sous-traitant ou le Responsable.

Toute opération ou ensemble d’opérations sur les données personnelles dont la collecte, le stockage, l’usage, la circulation ou la suppression.

Principes Applicables au Traitement des Données Personnelles

Pour le Traitement des Données Personnelles, LA COMPAGNIE appliquera les principes ci-dessous constituent les règles à suivre concernant la gestion, usage, traitement, stockage et échange des données personnelles.

Le Traitement des Données Personnelles se fera selon les dispositions légales applicables .

Les Données Personnelles seront utilisées dans un but spécifique qui doit être communiqué au Titulaire ou représentant. Le Titulaire devra être prévenu au préalable de manière claire et suffisante concernant la finalité de l’information fournie.

La collecte des Données Personnelles ne pourra s’effectuer qu’en disposant de l’Autorisation préalable, expresse et éclairée du Titulaire.

Véracité ou qualité

L’information soumise au Traitement des Données Personnelles doit être véridique, complète, exacte, actualisée, vérifiable et compréhensible.

Dans le Traitement des Données Personnelles il est garanti le droit du Titulaire d’obtenir, à un moment quelconque et sans restriction aucune, des informations par rapport à l’existence des données lui concernant.
Accès et circulation des données

Le Traitement des Données personnelles ne pourra être fait que pour les personnes autorisées par le titulaire et/ou par la Loi Colombienne.

Le traitement des Données personnelles se fera en tenant compte de toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter leur perte, leur altération, leur consultation, usage ou accès non autorisé ou frauduleux.

Tous les employés de LA COMPAGNIE doivent s’abstenir d’exprimer toute information personnelle à laquelle ils peuvent accéder dans le cadre de leur travail au sein de LA COMPAGNIE.

Traitement et Finalités des Données Personnelles

LA COMPAGNIE, en étant Responsable du Traitement des Données Personnelles stocke, utilise, fait circuler et supprime des Données Personnelles concernant des personnes physiques avec qui elle a ou a eu un rapport, dont les fournisseurs, les créanciers et les débiteurs en ayant pour but l’aboutissement dans le développement adéquat tant de ses activités commerciales, que le renforcement de ses relations avec les tiers. Cela pour les propos ou finalités qui suivent.
Finalités générales du Traitement des Données Personnelles
LA COMPAGNIE réalise le Traitement des Données Personnelles afin de :
• Transférer l’information collectée à divers secteurs d’activités et à l’étranger si nécessaire pour le développement de ses opérations.
• Tenir les engagements acquis entre LA COMPAGNIE et le titulaire des Données Personnelles, de même qu’accomplir ses obligations fiscales et des registres corporatifs et comptables du cabinet.
• Gérer et s’occuper des Ressources Humaines de LA COMPAGNIE.
• S’occuper des demandes judiciaires ou administratives et accomplir des mandats judiciaires ou légaux et répondre aux demandes faites en vertu des services rendus par LA COMPAGNIE.
• Saisir ses Données Personnelles dans le système d’information de LA COMPAGNIE et remplir ses bases de données commerciales et corporatives.
• Une toute autre activité de nature similaire à celle des activités précédentes nécessaires pour le développement l’objet social de LA COMPAGNIE.
Droits des Titulaires des Données Personnelles
Les personnes physiques dont les Données Personnelles sont objet du Traitement de la part de LA COMPAGNIE, bénéficient des droits suivants, lesquels pourront être exercés à tout moment, en contactant le secteur d’activité responsable du Traitement des Données Personnelles. L’exercice des droits devra se faire conformément les formalités établies dans les normes applicables :
5.1 Connaître les Données Personnelles auxquelles LA COMPAGNIE fait le Traitement. De la même manière, le bénéficiaire pourra demander à tout moment, que ses données soient mises au jour ou corrigées, s’il trouve que ses données ne sont pas complètes, inexactes ou partielles pouvant aboutir dans une erreur ; ou ces données dont le Traitement est explicitement interdit ou non autorisé.
5.2 Demander preuve de l’autorisation donnée à LA COMPAGNIE pour le traitement des Données Personnelles, sauf si LA COMPAGNIE est exonérée d’obtenir ladite autorisation selon ce qui a établi par la Loi 1581 de 2012.
5.3 Être informé par LA COMPAGNIE, demande préalable, par rapport à l’usage qu’elle a fait de ses Données Personnelles.
5.4 Porter plainte auprès de la Surintendance d’Industrie et du Commerce concernant des infractions contre les normes régulant la matière.
5.5 Accéder gratuitement à ses Données Personnelles qui ont fait l’objet du Traitement.
5.6 Résilier l’autorisation pour le Traitement des Données Personnelles et/ou demander la suppression des données si lors du Traitement on ne respecte pas les Principes de Traitement, les Droits du titulaire et toute autre garantie établie par la Loi.
Refus de la compagnie à accéder, rectifier ou supprimer les Données Personnelles
LA COMPAGNE pourra refuser l’accès total ou partiel aux Données Personnelles ou la rectification, suppression ou opposition au Traitement des Données personnelles lorsque le demandant n’est pas le Titulaire ou son représentant dûment identifié ; lorsque les droits d’une tierce personne sont lésés ; lorsque la rectification a été déjà fait ; lorsque LA COMPAGNIE ne dispose pas de Données Personnelles du demandant dans ses bases de données. ; lorsqu’il existe un empêchement légal ou une décision de justice.
Conformément à ce qui a été établi dans l’article 9 du Décret 1377 de 2013, LA COMPAGNIE ne sera obligée ni de supprimer les Données Personnelles, ni d’accepter la demande de résiliation de l’Autorisation, si les conditions y comprises sont remplies.
Devoirs et obligations de LA COMPAGNIE en tant que Responsable du Traitement des Données Personnelles
LA COMPAGNIE est consciente que les Données Personnelles sont propriété des personnes y mentionnées et seulement elles peuvent en faire des choix. Pour cela, LA COMPAGNIE utilisera les Données Personnelles uniquement dans les buts pour lesquels est dûment habilitée en respectant la normativité en vigueur de la protection des données personnelles, pour ce faire, elle respectera les devoirs consacrés dans l’article 17 de Loi 1581 de 2012 et les autres normes qui la régulent, modifient ou remplacent.
Autorisation
LA COMPAGNIE demandera l’autorisation préalable, expresse et éclairée à tous les titulaires des données personnelles dont elle aurait besoin de faire le Traitement.
La déclaration de volonté du titulaire peut se faire par le biais de différents moyens mis à disposition de LA COMPAGNIE dont :
• Par écrit, en complétant un format d’autorisation pour le Traitements des Données Personnelles fourni par LA COMPAGNIE.
• A l’oral, par téléphone ou visioconférence
Disposition Spéciales pour le traitement des Données Personnelles
LA COMPAGNIE à tout moment respectera la présente politique qui a été réalisée conformément aux normes applicables à la Protection des Données Personnelles. Cette politique sera toujours disponible pour les titulaires ou les tiers qui veulent la consulter.
• LA COMPAGNIE ne réalise pas le Traitement des Données Personnelles ni d’enfants, ni d’adolescent.e.s, toutefois au cas où l’on collecte des informations personnelles concernant un enfant ou un.e adolescent.e, ladite information sera utilisée afin de contacter l’un parents ou tuteur d’enfant pour obtenir l’autorisation respective de sa part. S’il n’est pas possible de le contacter dans un délai raisonnable ou l’on n’obtient pas l’Autorisation de la part du parent ou tuteur, on procédera à supprimer l’information du mineur des bases de données de LA COMPAGNIE.
• Le Traitement des Données Personnelles de nature sensible est déjà interdit par la Loi, toutefois, LA COMPAGNIE pourra réaliser le Traitement des Données Personnelles à chaque fois qu’elle dispose de l’autorisation préalable et éclairée du titulaire. Lors de l’Autorisation, le titulaire devra être informé du caractère facultatif des réponses concernant les Informations Sensibles, quelles informations fournies sont considérées sensibles et les finalités du Traitement.
• Les Données Personnelles pourront être stockées en dehors de la République de Colombie, voire dans des pays qui ne disposent pas de niveaux adéquats de protection, c’est pour cela que les Titulaires autorisent que Leurs données Personnelles soient traitées dans ces pays, sachant que LA COMPAGNIE prendra toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et confidentialité des Données Personnelles.
Sécurité des Données Personnelles
LA COMPAGNIE, dans le cadre du Principe de Sécurité du Traitement des Données Personnelles, proposera les mesures administratives nécessaires pour sécuriser les enregistrements, en évitant leur altération, perte, consultation ou accès non autorisé ou frauduleux. LA COMPAGNIE ne garantit pas ni la sécurisation totale de son information ni se porte pas responsable de toute conséquence issue d’erreurs techniques ou de l’accès indu de la part d’une tierce personne à la Base de Données ou aux archives où les Données Personnelles objet du traitement se placent.
Transfer et transmission des Données Personnelles
LA COMPAGNIE pourra donner les Données Personnelles à un tiers n’ayant aucun rapport avec LA COMPAGNIE lorsque :
Il s’agit de sous-traitants exécutant un contrat pour le développement des activités de LA COMPAGNIE ;
Il y a le transfert à une autre domaine ou ligne d’affaire en relation avec l’information.
Néanmoins, lorsque LA COMPAGNIE veut envoyer ou transmettre des données à des Sous-traitants de données étant à l’intérieur ou en dehors du territoire de la République de Colombie, elle mettra en place des clauses contractuelles ou rédigera un contrat de Transmission de Données Personnelles où, entre autres, l’on convient ce qui suit :
Les portées et les finalités du Traitement
Les activités que le Sous-Traitant réalisera au nom de LA COMPAGNIE.
Les obligations à accomplir du Sous-Traitant concernant le Titulaire et LA COMPAGNIE.
Le devoir du Sous-Traitant de traiter les Données Personnelles en n’ayant pour but que la finalité autorisée et en tenant compte des principes établis par la Loi colombienne et la présente politique.
L’obligation du Sous-Traitant de protéger adéquatement les Données Personnelles et les bases de données ; de même que de garder confidentialité concernant le traitement des données transmises.
Une description des mesures de sécurité exactes qui seront mises en place par LA COMPAGNIE et par le Sous-Traitant sur place.
LA COMPAGNIE ne demandera pas l’Autorisation du transfert international des données lorsqu’il est protégé par les exceptions de la Loi et les décrets réglementaires.
Demandes et Réclamations
En exercice des droits assistant le Titulaire, il pourra faire la demande à LA COMPAGNIE afin de consulter ou réclamer.
Les consultations et réclamations peuvent se faire en écrivant à l’adresse électronique info@pmabogados.co ; en appelant au (571) 3 00 22 22 ; ou en envoyant une lettre à Carrera 11 # 86 – 32 Oficina 301.
La procédure à suivre est expliqué ci-dessous :
Consultations :
12.1.1 Lorsque le Titulaire des Données Personnelles, son Représentant ou l’Ayant cause voudrait consulter les Données Personnelles stockées dans les Bases de Données de LA COMPAGNIE qui disposera d’un délai de dix ouvrés suivants, à compter de la réception de la demande de consultation faite.
12.1.2 S’il n’est pas possible de bien traiter la demande dans le délai mentionné ci-dessus, LA COMPAGNIE informera au déposant en lui expliquant les raisons du retard en lui donnant une date de consultation. Le délai supplémentaire sous aucune raison ne pourra être supérieur à cinq jours ouvrés après la première échéance.
Réclamations :
12.2.1 Si le Titulaire des Données Personnelles, son Représentant ou l’Ayant cause voudraient demander la correction, actualisation ou suppression par le biais d’une réclamation, ils devront présenter une demande par écrit en y mettant : Identification du titulaire ; description des faits qui mènent à la réclamation ; adresse du Titulaire ; justificatifs.
12.2.2 Au cas où LA COMPAGNIE considère que la demande est incomplète, elle sollicitera le déposant et lui demandera d’apporter les documents justificatifs manquants dans les cinq jours calendaires suivants. Le déposant disposera de soixante jours calendaire pour y répondre, ces jours ne seront pas tenus en compte au moment de calculer le délai de réponse de LA COMPAGNIE. Si au bout des 60 jours, LA COMPAGNIE n’a pas reçu de réponse de la part du déposant, elle assumera le désistement du déposant.
12.2.3 dans les deux jours ouvrés suivant à la réception de la réclamation, LA COMPAGNIE saisira une note dans sa Base de Données qui indique qu’il existe une réclamation en cours sur cette donnée.
12.2.4 LA COMPAGNIE dispose d’un délai de quinze jours ouvrés suivants à la réception de la réclamation pour la traiter, au cas où elle aurait besoin de plus de temps, elle devra informer au déposant les raisons du retard et disposera d’un nouveau délai supplémentaire de huit jours maximum.

Législation applicable

Cette politique de protection des données personnelles et l’annexe qui en fait partie , sont régis par ce qui est établi par la législation en vigueur concernant la protection des données personnelles dont font mention l’Article 15 de la Constitution Politique, la loi 1266 de 2008, la loi 1581 de 20, le Décret 1377 de 2013, le Décret 1727 de 2009 et d’autres normes qui les modifient, abrogent ou remplacent.
Validité et modification

La présente politique sera valable à partir de la date de sa parution sur le site de LA COMPAGNIE, toutes les données personnelles traitées dans nos bases de données, y resteront le temps nécessaire afin de atteindre les finalités mentionnées au-dessus et pour lesquelles elles ont été collectées.

LA COMPAGNIE se réserve le droit réaliser des modifications à la présente politique, au cas où les changements effectués seraient substantiels et agiraient sur l’identification du Responsable et la finalité du traitement touchant le contenu de l’autorisation, conformément l’article 5 du Décret 1377, LA COMPAGNIE communiquera lesdites changements au Titulaire et tachera d’obtenir une nouvelle autorisation.