Conozca las medidas adoptadas en relación con las reuniones ordinarias de asamblea y juntas de socios de los ejercicios fiscales de los años 2019 y 2020

Abajo resumimos las principales medidas adoptadas por medio del Decreto 176 de 23 de febrero de 2021 en relación con las reuniones ordinarias de asamblea general de accionistas o juntas de socios para los ejercicios fiscales de 2019 y 2020:

1. Plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social del ejercicio 2019. Se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.

2. Reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio 2020. Se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas previstas en el artículo 422 del Código de Comercio, es decir, a más tardar el 31 de marzo de 2021.

3. Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas. Cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual tendrá en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.

4. Derecho de inspección. Los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección y podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información.

5. Reuniones ordinarias en las que se deban agotar temas de dos ejercicios. Cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables al tipo societario de que se trate.

6. Imposibilidad para el desarrollo de la reunión por derecho propio. Cuando por restricciones de movilidad, límites de aforo o, en general, por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal donde funciona la administración de la sociedad o el lugar de residencia de los asociados, fuera imposible desplazarse y/o desarrollar una reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, cualquier asociado podrá solicitar a la entidad competente, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

7. Incumplimiento de los deberes de convocar a una reunión ordinaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección. Los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, en los términos de la Ley 222 de 1995 o demás normas que resulten aplicables, podrán ser sancionados o removidos de sus cargos por la entidad competente. Así mismo, el incumplimiento de la orden de convocar dará lugar a la imposición de las sanciones que resulten aplicables.

8. Aplicación extensiva a otras personas jurídicas. Todas las personas jurídicas (excepto las propiedades horizontales) podrán aplicar las reglas previstas en el decreto para la realización de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas del máximo órgano social, correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020, en lo que les fuere aplicable según las normas propias y especiales de cada persona jurídica.