María Camila Castiblanco, Peña Mancero Abogados

Los contratistas independientes conforme la legislación colombiana son los verdaderos empleadores que ejecutan una o varias obras o cualquier servicio en favor de un tercero, por medio de un precio determinado, asumiendo todos los riesgos y utilizando sus propios medios, cuentan con libertad, autonomía técnica y directiva en la realización del objeto contratado.

Una de las principales obligaciones es la afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones y riesgos laborales. Antes de la expedición del Decreto 1273 de 2018 el contratista tenía en salud y pensiones tenía la obligación de afiliarse y pagar, y a su vez el contratante debía verificar la afiliación y el pago correcto y oportuno de las contribuciones. Por su parte, en riesgos laborales, la afiliación del contratista independiente, para prestación de servicios de más de un mes, corre por cuenta del contratante, y el costo es asumido por el contratista, cuando la actividad es de riesgo bajo o medio (I al III); y del contratante para las actividades de alto riesgo (IV y V), en los cuales el contratante, además de afiliar, debe asumir el pago.

Por su parte, la legislación laboral colombiana establece una responsabilidad solidaria para el contratista cuando el contratante incumple con sus obligaciones en materia laboral y seguridad social siempre y cuando el servicio contratado no sea una labor extraña a las actividades normales de su empresa o negocio. Lo anterior implica que las entidades y/o trabajadores podrán reclamar el cumplimiento de sus obligaciones tanto al contratista como al contratante.
A través del Decreto 1273 de 2018 del 23 de julio de 2018 el Ministerio de Salud y de Protección Social de Colombia, modificó e introdujo cambios sustanciales frente la regulación sobre las cotizaciones obligatorias al Sistema Integral de Seguridad Social de los contratistas independientes (en adelante las “Cotizaciones”), los principales cambios que introdujo esta nueva normatividad son:

a. Las Cotizaciones deben efectuarse mes vencido, a partir de octubre de 2018, por periodos mensuales a través de la Panilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) , teniendo en cuenta los ingresos percibidos por el contratista en el mes anterior. Anteriormente las aportes se realizaban de forma anticipada, sin embargo, con el propósito de que el contratista cotice sobre los honorarios efectivamente devengados se realizó esta modificación.

b. El Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores independientes corresponde mínimo al 40% del valor mensualizado de cada contrato, no podrá ser inferior al Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) y no podrá ser superior a 25 veces el SMLMV, que para el 2018 corresponde a la suma de $19.531.050.

c. Si el término de duración del contrato es inferior a un mes, el pago de la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral se realizará por el número de días que corresponda en proporción al SMLMV, o, si la duración y/o valor del contrato total es indeterminado, no se realizará el aporte mensualizado, pues los aportes se calcularan con base en los valores que se causen durante cada periodo de cotización.

d. A partir de junio de 2019, los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, así como los patrimonios autónomos, consorcios y uniones temporales que sean conformados al menos por una persona jurídica, cuando se verifique que el aporte realizado por el contratista resulta incompleto, errado o no se esté realizado el aporte, deberán retener y girar los aportes al Sistema de Seguridad Social a través de la PILA de los trabajadores independientes que tengan contrato de prestación de servicios temporales relacionados con las funciones de la entidad contratante, so pena de que sea el contratante quien directamente sea el responsable del pago de los aportes del contratista más los intereses moratorios causados y las sanciones penales, disciplinarias y/o fiscales a las que haya lugar.

e. Los montos que deberán retener y girar los contratantes corresponde al IBC multiplicado por los porcentajes establecidos en cada subsistema del Sistema General de Seguridad Social.

f. Si el contratista independiente tiene suscritos varios contratos de prestación de servicios, la retención y pago de aportes se efectuará sobre la sumatoria de los ingresos de cada uno de los contratos, con independencia de si el resultado de la aplicación del 40% sobre uno de ellos resulta inferior a 1 SMLMV.

g. Si se trata de un contrato de prestación de servicios en donde no hay lugar al pago de los servicios contratados, es el contratista quien debe asumir el pago de los aportes, sin embargo, el contratante deberá verificar que dichos aportes sean completos, en caso de que no sea así deberá notificar a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Cabe recordar que esta entidad es realizar el seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección social, igualmente recibe los hallazgos enviados por las entidades que administran sistemas de información de estas contribuciones y solicita de los actores administradores de las mismas, la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores.

h. El contratante, adicional a la obligación de retención y giro, deberá notificar mediante la PILA las novedades de inicio del contrato, suspensión o terminación del mismo.

i. En el Sistema de Riesgos Laborales, el contratista es el encargado del pago de la cotización cuando se trata de riesgos I, II o II, igualmente mediante la retención y pago. Si el afiliado cotiza a riesgo IV o V el contratante será el encargado de efectuar el pago.

En virtud de los cambios introducidos por el nuevo Decreto, encontramos que esta nueva regulación impone a los contratistas independientes obligaciones adicionales respecto de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social que podrían ser equiparables a las que los empleadores tienen con ocasión de la seguridad social de sus trabajadores, por lo que en materia de seguridad social las entidades responderán al sistema tanto por los aportes de sus trabajadores como por los de sus contratistas independientes.

Si bien la principal obligación del Decreto consiste en la retención y realización del pago del aporte al Sistema Integral de Seguridad Social, adicionalmente el Decreto le impone obligaciones adicionales a los contratantes, que en principio eran propias de la existencia de una relación laboral, como la del reporte de novedades de los contratistas independientes, por lo que con esta nueva regulación, podría existir la posibilidad de que si no se realizan estos reportes, la UGPP investigue y sancione a los contratantes por la omisión del pago de aportes de sus contratistas derivadas del no reporte de la novedad.

Para efectos prácticos y evitar con esto imposiciones de multas por parte de la UGPP o la obligación de los contratantes del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social de sus contratistas, se deberá implementar un sistema en virtud del cual se controlé los montos que los contratantes retienen de los contratistas en donde este último de fe de esto y del monto retenido.

Por último, encontramos que esta nueva regulación, que aunque si bien su fundamento es generar un mayor cumplimiento de la afiliación y pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, puede implicar que en la práctica las entidades de control le otorguen el mismo tratamiento de los aportes a seguridad social de los trabajadores dependientes e independientes, escenario en el cual el empleador tendría igual responsabilidad por el pago de aportes de estos dos tipos de trabajadores.