Superintendencia de Sociedades expide concepto sobre asambleas de accionistas no presenciales por medio de comunicación simultánea

Superintendencia De Sociedades. Concepto Jurídico No. 220-026174 de marzo 12 de 2021

A su vez, no se puede perder de vista que, en desarrollo del Decreto 398 de 2020, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 100-00002 del 17 de marzo de 2020, mediante la cual impartió algunas instrucciones y recomendaciones a los supervisados a propósito de las reuniones no presenciales, que se concretan así:

1. A efectos del artículo 19 dela Ley 222 de 1995, se entenderá que la expresión, «todos los  socios  o miembros»  allí  contenida,  hace  referencia  a  aquellos  socios o miembros de la Junta Directiva que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo determine la ley o los estatutos, por lo cual, conforme a la normatividad vigente, en este  tipo  de  reuniones  no  es  necesaria  la  participación  de  todos  los  socios  o miembros de la Junta Directiva;
2. Se deberá  dar  aplicación  a  las  reglas  en  materia  de  convocatoria,  quórum  y mayorías previstas en la ley o los estatutos;
3. Existe la posibilidad de adelantar reuniones mixtas, conforme se determine en la convocatoria, esto  es,  aquellas  en  las  que  algunos  de  sus  participantes  asistan físicamente (presencialmente) y otros virtualmente (no presencialmente);
4. La convocatoria  a  las  reuniones  no  presenciales  o  mixtas  deberá  señalar  los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados o los miembros de la Junta Directiva para  la  participación  virtual,  sin  perjuicio  de  las  instrucciones  necesarias  para quienes asistan físicamente en caso de que la reunión sea mixta;
5. Para  la  realización  de  este tipo  de  reuniones,  el  representante  legal  deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que, en efecto, se trate de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, según el caso, y 6.Adicionalmente,  el  representante  legal deberá  dejar  constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, y que el mismo se mantenga durante su desarrollo y hasta su culminación.

La Superintendencia adicionalmente señaló que la sociedades pueden  celebrar reuniones no presenciales cuando se supere el estado de emergencia, toda  vez  que,  si  los  estatutos  no  las  contemplan,  este  tipo  de reuniones están previstas en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 0019 de 2012