Superintendencia de Sociedades imparte instrucciones frente a las reuniones ordinarias del máximo órgano social

Superintendencia De Sociedades. Circular Externa Número 100-000001 de marzo 2 de 2021

En relación con las reuniones ordinarias del máximo órgano social, la Superintendencia señaló lo siguiente:

1. Plazo para realizar la reunión:
2. Ejercicio 2019: Cualquier sociedad que aún no hubiere realizado su reunión ordinaria correspondiente al ejercicio 2019, debe llevarla a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.
3. Ejercicio 2020: Para la reunión ordinaria correspondiente al ejercicio 2020, se han unificado los plazos previstos para la realización de las reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019 con las correspondientes al ejercicio 2020. Es decir, que se deben llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021.

2. Modalidad para el desarrollo de la reunión ordinaria: La sociedad puede elegir si la reunión se hace de manera presencial, no presencial o mixta, según su conveniencia según las circunstancias específicas de cada empresa y el cumplimiento de las medidas de bioseguridad que permitan proteger la salud de los asociados y prevenir la propagación del COVID19.
3. Si se decide hacer la reunión de manera no presencial, se debe brindar a los convocados toda la información necesaria para el adecuado desarrollo de la reunión, incluyendo los procedimientos para que la reunión se realice de manera ordenada y que permita la participación de todos los asociados, tales como, pero no limitados a:

• Advertencia sobre la plataforma tecnológica que será utilizada,
• Instrucciones básicas sobre el funcionamiento de la reunión,
• Procedimiento para la verificación de la identidad de los participantes,
• Verificación de la preservación del quórum y la forma en que se dará el uso de la palabra.

• Reuniones Mixtas: Se permite que algunos asociados estén presencialmente, mientras que otros participan virtualmente. En este caso, aplican las mismas recomendaciones que para las reuniones no presenciales.

La Superintendencia de Sociedades señaló que, en efecto, las llamadas de conferencia ya no son el ejemplo más común de las comunicaciones simultáneas o sucesivas de las que hablaba el legislador societario desde 1995, conforme a que actualmente las empresas cuentan con muchas otras opciones para operar y cumplir con sus obligaciones legales, tales como la de realizar al menos una reunión ordinaria dentro de los plazos establecidos.

3. Ejercicio del Derecho de Inspección: la administración de la sociedad, de forma adicional a la consulta de los documentos en la sede social donde funcionan las oficinas de la administración, puede poner dichos documentos a disposición de los asociados mediante el uso de instrumentos tecnológicos, tales como repositorios de información virtuales, correos electrónicos, o en general cualquier otro medio o instrumento tecnológico.

Lo anterior, por supuesto, también exige la adopción de medidas de restricción o  advertencia sobre la divulgación, copia o descarga de algunos de los documentos  que se pongan a disposición de los asociados, en especial cuando contengan  información de carácter reservado.

En caso que se realice la consulta física de los documentos en la sede social, la sociedad será la encargada de garantizar que dicha consulta se haga bajo el acatamiento de las medidas de bioseguridad en los términos que hayan sido emitidas por las autoridades sanitarias, tales como las recomendaciones relacionadas con el uso de tapabocas y el control sobre el aforo permitido en espacios cerrados, el lavado frecuente de manos, en especial debido a la necesidad de consultar documentos físicos, y la necesidad de contar con espacios con una adecuada ventilación para la revisión de los documentos.

4. Reuniones en las que se deban estudiar dos ejercicios. Cuando en una misma reunión se deban agotar los temas de las reuniones ordinarias correspondientes a  los ejercicios 2019 y 2020 no será posible conocer y decidir sobre los asuntos del ejercicio 2020 sin haber sido agotados los del ejercicio previo.

En todo caso, una misma reunión en la que se deban agotar los temas de ambos ejercicios, no dará lugar en ningún caso a duplicar el tiempo para el ejercicio del derecho de inspección.

5. Reunión por derecho propio y la eventual imposibilidad de realizarla: En el evento que la administración de la sociedad no convoque a la reunión ordinaria dentro del plazo ya mencionado, se habilitará la posibilidad de que tenga lugar la reunión por derecho propio el 1º de  abril de 2021 a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Debido a que este tipo de reuniones tiene naturalmente un carácter presencial, resulta probable que para la fecha en que se puedan realizar haya vigentes restricciones de movilidad o de aglomeraciones adoptadas por las autoridades locales o nacionales que no permitan que la reunión por derecho propio se realice de la forma convencional.

Esta circunstancia objetiva, da pie a un procedimiento especial previsto en el Decreto 176 de 2021, consistente en que los asociados interesados en participar de la reunión por derecho propio, que no pudieron hacerlo por circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor, le soliciten a la Superintendencia de Sociedades (cuando se trate de entidades sometidas a la supervisión de esta), que ejerza la facultad de ordenar a los administradores o al revisor fiscal que convoquen a una reunión ordinaria, en la que se apliquen las reglas de quórum y mayorías que habrían sido aplicables de haber podido realizar la reunión por derecho propio.