Firma Digital y Libertad de Empresa – Archivo de documentos laborales

Concepto No. 08334 del 10 de septiembre de 2020 del Ministerio del Trabajo

El Ministerio indicó que, en relación con la libertad de empresa, cada empresario o empleador es libre de organizar su unidad de explotación económica, por lo que el empleador del sector privado, puede decidir respecto de la posibilidad de hacer uso de las bolsas de empleo para proveer a su empresa, del personal que necesite para el ejercicio y la ejecución propia de su objeto social.

En relación con la firma digital en los documentos laborales, el Ministerio del Trabajo hizo referencia a la Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el comercio electrónico, el uso y transmisión de mensajes de datos, y su decreto reglamentario, el 2364 de 2012.

El Ministerio indicó que siempre que la firma electrónica cumpla los requisitos del artículo 3 de la Ley 527 de 1999, se entenderá que la misma tiene un reconocimiento jurídico independientemente de la tecnología utilizada que goza y que los documentos en forma de mensaje de datos que con ella se expidan se presumirán auténticos.

El artículo 3 de la Ley 527 de 1999 establece que: “cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.”

En relación con el manejo, custodia y archivo de documentos laborales, el Ministerio señaló que

el Código Sustantivo de Trabajo, no existe regulación alguna, no obstante, al respecto el Ministerio hizo referencia a la sentencia T-926 de 06 de diciembre de 2013, en donde la Corte indicó si bien, no existe una norma que le imponga a las empresas guardar la información referente al tiempo, a las funciones y al salario de sus extrabajadores, el artículo 57, en el numeral 7, establece como obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato” , una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”, ésta obligación por parte del empleador debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida.

En este sentido, el Ministerio indicó que el empleador tiene la obligación de custodiar la información laboral de sus trabajadores, aun cuando ya no exista relación laboral vigente, ya que ésta obligación por parte del empleador, a la luz de lo señalado por la Corte Constitucional, debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe.

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