Nueva regulación sobre el pago de los aportes al sistema integral de seguridad social de los trabajadores independientes
María Camila Castiblanco, Peña Mancero Abogados
Los contratistas independientes conforme la legislación colombiana son los verdaderos empleadores que ejecutan una o varias obras o cualquier servicio en favor de un tercero, por medio de un precio determinado, asumiendo todos los riesgos y utilizando sus propios medios, cuentan con libertad, autonomía técnica y directiva en la realización del objeto contratado.
Una de las principales obligaciones es la afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones y riesgos laborales. Antes de la expedición del Decreto 1273 de 2018 el contratista tenía en salud y pensiones tenía la obligación de afiliarse y pagar, y a su vez el contratante debía verificar la afiliación y el pago correcto y oportuno de las contribuciones. Por su parte, en riesgos laborales, la afiliación del contratista independiente, para prestación de servicios de más de un mes, corre por cuenta del contratante, y el costo es asumido por el contratista, cuando la actividad es de riesgo bajo o medio (I al III); y del contratante para las actividades de alto riesgo (IV y V), en los cuales el contratante, además de afiliar, debe asumir el pago.
Por su parte, la legislación laboral colombiana establece una responsabilidad solidaria para el contratista cuando el contratante incumple con sus obligaciones en materia laboral y seguridad social siempre y cuando el servicio contratado no sea una labor extraña a las actividades normales de su empresa o negocio. Lo anterior implica que las entidades y/o trabajadores podrán reclamar el cumplimiento de sus obligaciones tanto al contratista como al contratante.
A través del Decreto 1273 de 2018 del 23 de julio de 2018 el Ministerio de Salud y de Protección Social de Colombia, modificó e introdujo cambios sustanciales frente la regulación sobre las cotizaciones obligatorias al Sistema Integral de Seguridad Social de los contratistas independientes (en adelante las “Cotizaciones”), los principales cambios que introdujo esta nueva normatividad son:
a. Las Cotizaciones deben efectuarse mes vencido, a partir de octubre de 2018, por periodos mensuales a través de la Panilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) , teniendo en cuenta los ingresos percibidos por el contratista en el mes anterior. Anteriormente las aportes se realizaban de forma anticipada, sin embargo, con el propósito de que el contratista cotice sobre los honorarios efectivamente devengados se realizó esta modificación.
b. El Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores independientes corresponde mínimo al 40% del valor mensualizado de cada contrato, no podrá ser inferior al Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) y no podrá ser superior a 25 veces el SMLMV, que para el 2018 corresponde a la suma de $19.531.050.
c. Si el término de duración del contrato es inferior a un mes, el pago de la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral se realizará por el número de días que corresponda en proporción al SMLMV, o, si la duración y/o valor del contrato total es indeterminado, no se realizará el aporte mensualizado, pues los aportes se calcularan con base en los valores que se causen durante cada periodo de cotización.
d. A partir de junio de 2019, los contratantes públicos, privados o mixtos que sean personas jurídicas, así como los patrimonios autónomos, consorcios y uniones temporales que sean conformados al menos por una persona jurídica, cuando se verifique que el aporte realizado por el contratista resulta incompleto, errado o no se esté realizado el aporte, deberán retener y girar los aportes al Sistema de Seguridad Social a través de la PILA de los trabajadores independientes que tengan contrato de prestación de servicios temporales relacionados con las funciones de la entidad contratante, so pena de que sea el contratante quien directamente sea el responsable del pago de los aportes del contratista más los intereses moratorios causados y las sanciones penales, disciplinarias y/o fiscales a las que haya lugar.
e. Los montos que deberán retener y girar los contratantes corresponde al IBC multiplicado por los porcentajes establecidos en cada subsistema del Sistema General de Seguridad Social.
f. Si el contratista independiente tiene suscritos varios contratos de prestación de servicios, la retención y pago de aportes se efectuará sobre la sumatoria de los ingresos de cada uno de los contratos, con independencia de si el resultado de la aplicación del 40% sobre uno de ellos resulta inferior a 1 SMLMV.
g. Si se trata de un contrato de prestación de servicios en donde no hay lugar al pago de los servicios contratados, es el contratista quien debe asumir el pago de los aportes, sin embargo, el contratante deberá verificar que dichos aportes sean completos, en caso de que no sea así deberá notificar a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Cabe recordar que esta entidad es realizar el seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección social, igualmente recibe los hallazgos enviados por las entidades que administran sistemas de información de estas contribuciones y solicita de los actores administradores de las mismas, la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores.
h. El contratante, adicional a la obligación de retención y giro, deberá notificar mediante la PILA las novedades de inicio del contrato, suspensión o terminación del mismo.
i. En el Sistema de Riesgos Laborales, el contratista es el encargado del pago de la cotización cuando se trata de riesgos I, II o II, igualmente mediante la retención y pago. Si el afiliado cotiza a riesgo IV o V el contratante será el encargado de efectuar el pago.
En virtud de los cambios introducidos por el nuevo Decreto, encontramos que esta nueva regulación impone a los contratistas independientes obligaciones adicionales respecto de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social que podrían ser equiparables a las que los empleadores tienen con ocasión de la seguridad social de sus trabajadores, por lo que en materia de seguridad social las entidades responderán al sistema tanto por los aportes de sus trabajadores como por los de sus contratistas independientes.
Si bien la principal obligación del Decreto consiste en la retención y realización del pago del aporte al Sistema Integral de Seguridad Social, adicionalmente el Decreto le impone obligaciones adicionales a los contratantes, que en principio eran propias de la existencia de una relación laboral, como la del reporte de novedades de los contratistas independientes, por lo que con esta nueva regulación, podría existir la posibilidad de que si no se realizan estos reportes, la UGPP investigue y sancione a los contratantes por la omisión del pago de aportes de sus contratistas derivadas del no reporte de la novedad.
Para efectos prácticos y evitar con esto imposiciones de multas por parte de la UGPP o la obligación de los contratantes del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social de sus contratistas, se deberá implementar un sistema en virtud del cual se controlé los montos que los contratantes retienen de los contratistas en donde este último de fe de esto y del monto retenido.
Por último, encontramos que esta nueva regulación, que aunque si bien su fundamento es generar un mayor cumplimiento de la afiliación y pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, puede implicar que en la práctica las entidades de control le otorguen el mismo tratamiento de los aportes a seguridad social de los trabajadores dependientes e independientes, escenario en el cual el empleador tendría igual responsabilidad por el pago de aportes de estos dos tipos de trabajadores.
Boletín octubre
Ministerio del Trabajo emite Circular 075 de 2025 para prevenir, identificar y atender situaciones de acoso laboral, acoso sexual y discriminación contra las personas trans, personas no binarias y de identidad de género no hegemónica.
El Ministerio del Trabajo insta a las instituciones y empresas a tomar medidas urgentes y conducentes para prevenir atender, sensibilizar y orientar a las, los y los trabajadores en materia de acoso laboral, acoso sexual, prevención de violencias y discriminaciones contra las personas que se identifican con orientaciones sexuales e identidades de género no hegemónicas, siguiendo estas instrucciones:
- Hacer uso del nombre identitario y del pronombre con el que las personas se sienten identificadas, sin exigir modificación previa del documento de identidad, en los carnés, comunicaciones internas y externas, correspondencia, contratos, resoluciones, actas, certificados laborales y todo tipo de documento oficial en general. No hacerlo constituye una conducta discriminatoria de la identidad de género y puede ser considerada como acoso laboral.
- No se puede exigir tarjeta militar en el caso de las mujeres trans para ser contratadas o permanecer en el puesto de trabajo. En el caso de los hombres trans, la exigencia de la tarjeta militar no puede constituirse en un obstáculo para ingresar a un empleo.
- Las personas trans tienen el derecho a utilizar el uniforme y vestimenta de dotación que consideren acorde a la identidad de género con la que se sienten identificadas.
- En el caso en que los baños se encuentren separados para hombres y mujeres, las personas trans tienen el derecho de hacer uso del baño de acuerdo con el género con el que se sienten identificados.
- Son tratos notoriamente discriminatorios el invisibilizar u ocultar a personas trans, personas no binarias y de género no hegemónico, con conductas tales como, no hacerlos parte de las actividades de bienestar, relegarlos a espacios confinados, no convocarlos a reuniones de trabajo o quitarle funciones para las que fueron contratadas sin justificación aparente.
- Se reitera que es considerado acoso laboral desde la Ley 1010 de 2006, el realizar comentarios jocosos, chistes o bromas en razón de la identidad de género de las personas trans, personas no binarias y de género no hegemónico.
- Establecer procesos de selección inclusivos y sin discriminación, buscando superar los estereotipos y prejuicios de género sobre esta población, para lo cual, se recomienda: capacitación al personal involucrado en el proceso; evaluar los procesos para identificar posibles sesgos de género; revisar las ofertas de empleo para evitar que las descripciones de puesto puedan ser discriminatorias, utilizando un lenguaje incluyente y; publicar sus vacantes en el Servicio Público de Empleo a través de la Red de Prestadores
Acciones que deben adoptar las empresas para su implementación:
- Formar a los miembros que integran los Comités de Convivencia Laboral.
- Incluir un enfoque diferencial que reconozca a las personas trans, personas no binarias y de género no hegemónico en las políticas, protocolos y rutas de atención que establezcan contra el acoso sexual.
- Incorporar programas de sensibilización sobre la diversidad de género.
- Implementación de mecanismos para la denuncia de actos de discriminación, que permitan una atención eficaz a las víctimas en los procedimientos de quejas y actuación del Comité de Convivencia.
Mediante la Ley 2540 de 2025 se introduce la modalidad de arbitraje para procesos ejecutivos, con el objetivo de contribuir a la descongestión del sistema judicial.
Objeto: Con la expedición de esta ley, ahora podrán someterse a arbitraje los procesos ejecutivos, siempre que exista pacto arbitral. La misma ley dispone de manera expresa que, el proceso ejecutivo arbitral será institucional y se aplicará a cualquier tipo de ejecución, y en ningún caso podrá darse la figura del arbitraje ad hoc. El laudo arbitral será proferido en derecho. Por consiguiente, se tendrá por no escrito el acuerdo referido a un laudo en equidad o técnico.
De igual forma, podrá someterse al mismo tribunal arbitral la ejecución de laudos arbitrales nacionales, excepto los dictados en arbitrajes internacionales cuya sede sea Colombia, mientras la ejecución de laudos arbitrales en contra de entidades públicas o de particulares que ejercen funciones administrativas no se podrá adelantar ante los mismos árbitros que los profirieron.
Características del pacto arbitral: Es un negocio jurídico mediante el cual las partes se obligan a someter al arbitraje la ejecución de títulos ejecutivos y las controversias derivadas del negocio subyacente del título afecto al pacto. Este puede consistir en un compromiso o en una cláusula compromisoria, y no podrá formar parte de un título valor que se invoque como título ejecutivo, caso en el cual, deberá, necesariamente, constar en un compromiso plasmado en un documento anexo a él o separado de él.
Procedimiento: Los centros de arbitraje podrán incorporar en sus reglamentos las reglas de procedimiento para el arbitraje ejecutivo y para la práctica de medidas cautelares previas, respetando las garantías mínimas al debido proceso.
Contra el laudo arbitral ejecutivo procede el recurso extraordinario de anulación.
Término: Si en el pacto arbitral no se establece el término de duración del proceso, este será hasta de doce (12) meses, contados a partir de expedición del auto de fijación del litigio, decreto de pruebas y aprobación de la liquidación del crédito.
Tarifas: El Ministerio de Justicia y del Derecho reglamentará las tarifas de los honorarios de los árbitros ejecutores, de los de medidas cautelares previas, de los árbitros ejecutores de los laudos y de los gastos administrativos que le correspondan al centro.
Medidas de protección en favor de los consumidores: La presente ley no solo regula el procedimiento del proceso arbitral ejecutivo, sino que introduce las siguientes medidas de protección de los derechos de los consumidores:
- En los contratos celebrados con consumidores en los que se estipule un pacto arbitral o en relación con los cuales se pacte arbitraje se deberá suministrar al consumidor información clara, veraz, suficiente, oportuna, verificable, comprensible, precisa e idónea sobre los efectos y alcances del pacto arbitral y del proceso arbitral ejecutivo.
- En caso de incumplimiento de este deber por parte de la entidad, el consumidor no quedará obligado por el pacto arbitral, salvo que éste decida acudir al arbitraje o, habiendo sido convocado a un tribunal arbitral, no invoque la ineficacia del pacto. Además, las entidades financieras se exponen a sanciones de la Superintendencia Financiera en caso de incumplimiento.
- Así mismo, la aceptación por parte del consumidor del pacto arbitral deberá ser especificada en la solicitud del crédito de forma independiente y no podrá ser un requisito o condición para el otorgamiento o desembolso del crédito, ni sujetar las decisiones de las condiciones del crédito basados en la aceptación o no del pacto arbitral.
- En consecuencia, la simple aceptación de los términos y condiciones en las relaciones de consumo no se considerará un pacto arbitral. Este deberá ser expreso, claro y reflejar la voluntad libre e informada del consumidor.
- En el marco del proceso arbitral, se deberá observar el carácter irrenunciable de los derechos de los consumidores, lo que implica que ninguna cláusula del pacto arbitral o disposición de este trámite podrá interpretarse en perjuicio de dichos derechos.
Derecho de retracto frente al pacto arbitral: En los contratos celebrados con consumidores de servicios financieros mediante contratos de adhesión o condiciones generales en los que se incluya pacto arbitral, se entenderá incorporado el derecho de retracto del consumidor respecto de dicho pacto, el cual deberá ser ejercido dentro de los 60 días siguientes al desembolso del crédito o del momento en que se empezaron a cumplir las obligaciones a favor del consumidor, salvo que no se incluya de forma expresa este derecho en el pacto arbitral, caso en el cual, no tendrá limitación temporal para su ejercicio y podrá ejercerse hasta el vencimiento del término para formular excepciones de mérito en el respectivo proceso arbitral.
Prohibiciones Generales:
- Los procedimientos regulados en la presente ley, al tratarse de ejecuciones con medidas cautelares, serán reservados.
- Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, las asociaciones y redes de pagos electrónicos, las personas jurídicas o naturales cuya actividad principal sea otorgar préstamos de dinero, no podrán participar a ningún título en la creación, desarrollo o funcionamiento de las personas jurídicas con o sin ánimo de lucro que creen centros de arbitraje que administren el proceso arbitral ejecutivo.
Arbitraje social de ejecución. Los centros de arbitraje deberán promover el arbitraje social de ejecución y facilitar el acceso a la prestación gratuita del servicio de este tipo de arbitraje para obligaciones de mínima cuantía, sin perjuicio de que cada centro pueda prestar el servicio por cantidades superiores.
Vigencia. La presente ley empezará a regir seis (6) meses después de su promulgación, esto es, el 26 de febrero de 2026.
Características y requisitos del despido sin justa causa
Mediante sentencia SL1521-2023, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha desarrollado las características y requisitos que debe cumplir el despido con justa causa en Colombia. Se trata de una figura contemplada en el marco legal laboral que permite al empleador terminar el contrato de trabajo de un empleado debido a una conducta grave o incumplimiento de sus obligaciones laborales.
A continuación, se describen las características y requisitos principales del despido con justa causa según el marco legal laboral:
Gravedad de la conducta: El despido con justa causa se justifica cuando el empleado comete una falta grave que afecta la relación laboral. Esto puede incluir actos de indisciplina, desobediencia, violencia, abuso de confianza, robo, fraude, negligencia, entre otros comportamientos que se consideren suficientemente serios.
Incumplimiento de obligaciones laborales: El despido con justa causa también puede ser motivado por el incumplimiento reiterado de las obligaciones laborales por parte del empleado. Esto puede involucrar la falta de asistencia o puntualidad, bajo rendimiento, negligencia en el cumplimiento de tareas o cualquier otra violación sustancial de las obligaciones laborales.
Para que se pueda proceder al despido, se debe previamente cumplir el proceso disciplinario que incluye la notificación de los cargos, el ejercicio del derecho de defensa del trabajador, traslado de pruebas y contradicción de la prueba. No obstante, la Sala ha aclarado que la citación a descargos no es la única forma de garantizar el derecho de defensa del trabajador. En efecto, cabe la posibilidad de que el trabajador “de cualquier forma” pueda exponer su caso al empleador con el fin de asegurar que la decisión de terminación del contrato vaya precedida de un diálogo. En conclusión, no es de la esencia cumplir con una forma o proceso reglado específico pues no se trata de una sanción disciplinaria sino del fenecimiento del vínculo laboral.
Nuevo fuero laboral de paternidad
Autor: Daniel Salazar López
Se extiende la protección del mínimo vital a los futuros padres trabajadores, junto con la prohibición de despido cuando su cónyuge, pareja o compañera permanente se encuentre en estado de embarazo, otorgándole a este, un fuero laboral de paternidad.
El pasado 10 de agosto, entró en vigencia la Ley 2141 en la cual se incorporan nuevas disposiciones en materia laboral, precisamente, en temas de licencia de maternidad y fuero de paternidad. Encuentre a continuación lo destacado de la norma:
- Se amplió el fuero laboral de maternidad, pasa de tres (3) meses a dieciocho (18) semanas posteriores al parto.
- Si no se cuenta con la autorización por parte del Inspector del Trabajo o del Alcalde Municipal en que caso que aplique, queda prohibido realizar el despido a un trabajador cuya cónyuge, pareja o compañera permanente se encuentre en estado de embarazo o dentro de las dieciocho (18) semanas posteriores al parto y que no tenga un empleo formal. En caso de presentarse, éste obtendrá derecho al pago adicional de una indemnización igual a sesenta (60) días de trabajo.
- Adicionalmente, deberán reconocerse las indemnizaciones y prestaciones a que hubiere a lugar de acuerdo con su contrato de trabajo.
- El fuero de paternidad no se extiende al trabajador cuando su cónyuge, pareja o compañera permanente se encuentre en un trabajo estable.
- La licencia de maternidad también se extenderá a la pareja, cónyuge o compañera permanente dentro las 18 semanas después del parto.
- El trabajador, deberá notificar de forma verbal o escrito al empleador del estado de embarazo de su cónyuge, pareja o compañera permanente y declarar, bajo la gravedad de juramento, que ella no se encuentra con un empleo formal o que se encuentre como beneficiaria en el Sistema de Seguridad Social en Salud. Dentro de la notificación, el trabajador deberá allegar las pruebas a que hubiere lugar y para ello contará con el término de hasta un (1) mes para acreditar el estado de embarazo.
Esta nueva legislación, pretende proteger el derecho constitucional a la igualdad entre hombres y mujeres en el ámbito laboral y en armonía con el ámbito familiar. Por ende, se puede concluir que el nuevo fuero laboral de paternidad será protector de: (i) La estabilidad laboral reforzada paternal, no solamente protege el trabajo de la mujer embarazada, sino también el interés superior del menor por nacer y en sus primeros meses de vida; (ii) El derecho a la igualdad entre hombres y mujeres en los ámbitos familiar y laboral, concediéndole al hombre que labora, la oportunidad de gozar de garantías laborales y familiares autónomas y no derivativas de las que posee la mujer; (iii) Teniendo en cuenta la alta discriminación laboral hacia las mujeres que se encuentran en estado de embarazo, esta nueva ley propiciaría que disminuya la discriminación a la hora de contratar.
Ministerio de Comercio Exterior expide circular sobre la aplicación del IVA en servicios de suscripción anual a BACEX, procesamiento de datos en medio magnético, fotocopia y copia de los registros y licencias de importación
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