El nuevo Reglamento Especializado en Conflictos Societarios

Por Felipe Gómez

La entrada de un nuevo reglamento especializado del Centro de Conciliación y Arbitraje de La Superintendencia de Sociedades, presentado en septiembre del año en curso, ha significado un beneficio en términos de tiempo, en relación a la duración del procedimiento y también en materia de idoneidad con un enfoque mucho más  experto con respecto a los árbitros seleccionados a dirimir los conflictos.

Este nuevo reglamento arbitral busca confeccionar una normativa adecuada para la práctica de un arbitraje más especializado en nuestro país, acopiando las enseñanzas de las experiencias pasadas y, al mismo tiempo, ajustándolas a los cambios de nuevas circunstancias que la sociedad exige.

Partiendo de la  expedición de la Ley 1563 de 2012 o Ley de Arbitraje, la Superintendencia de Sociedades obtuvo del Ministerio de Justicia y del Derecho, la actualización del reglamento general de arbitraje, así como la aprobación de un reglamento específico para resolución de conflictos.

En términos generales el estatuto especializado permite solucionar conflictos empresariales en un periodo de máximo 130 días, garantizando el debido proceso, el derecho de defensa y la igualdad.

Estos son los 5 beneficios que destacamos del nuevo reglamento de arbitraje societario:

• La celeridad:

Este beneficio en cual las partes tienen la posibilidad de señalar el tiempo de duración del proceso, por mutuo acuerdo, establecido en el reglamento general en un plazo máximo de entre 180 y 360 días contados a partir de la primera audiencia de trámite, para resolver el conflicto. En contraste, en el reglamento especializado este término se reduce a 90 días prorrogables hasta 130 días para expedir el auto arbitral.

El capítulo V del Procedimiento Arbitral  define en su Art. 128° la duración del trámite Arbitral así:

“El trámite Arbitral tendrá una duración máxima de noventa (90) días hábiles desde la finalización de la Primera Audiencia de Trámite. Dicho término podrá prorrogarse una o varias veces, sin que el total de las prórrogas exceda de treinta (30) días, a solicitud de las partes o de sus apoderados con facultad expresa para ello. Salvo autorización del Tribunal Arbitral y de las partes, las audiencias no estarán abiertas a personas ajenas al proceso.”

• Idoneidad:

Para la selección de los árbitros, el Centro dispone de un listado público de profesionales, cuyas calidades y especialidad son garantía de imparcialidad, equidad y justicia en los fallos. Con el nuevo reglamento, el carácter de especialización es mucho más exigente, por lo cual la Superintendencia de Sociedades busca tener árbitros más sofisticados que se ocupen exclusivamente en resolver asuntos relacionados con el derecho de sociedades.

• Gratuidad de gastos administrativos:

La Superintendencia de Sociedades acompaña este reglamento especializado con la gratuidad en los gastos administrativos del arbitraje, así como de la secretaría del tribunal. El art. 161° define:

“El servicio de Secretaría y de Administración del procedimiento arbitral ofrecido por el Centro será gratuito para las partes, cuando se haya pactado la aplicación del Reglamento Especial del Centro. No obstante, el Centro podrá a discreción hacer los cobros por estos conceptos cuando lo estime pertinente.”

• Economía:

Por la celeridad de éste trámite, es comparativamente más económico que los procesos tramitados ante los Jueces de la República, lo que conlleva un ahorro importante de tiempo y dinero.

Adicionalmente en el reglamento se estipula que el conflicto societario puede estar a cargo de un solo árbitro, lo que incide en los costos del proceso. En el reglamento general, los tribunales son conformados por tres árbitros. El art. 116°.,  determina el número de árbitros para solucionar la controversia.

“Las controversias serán resueltas por un árbitro único siempre que las partes no hayan realizado una estipulación en contrario o guarden silencio sobre el número impar de árbitros que conformarán el Tribunal. Si las partes no se ponen de acuerdo sobre el número de árbitros según las propuestas presentadas, autorizan al Centro para nombrar un árbitro único, a menos que éste considere que la controversia justifica la designación de un número plural de árbitros, los cuales serán nombrados por el Centro.”

• Brevedad:

Entre las virtudes del nuevo reglamento, vale destacar que acorta los términos procesales, permitiéndoles a las partes fijar un cronograma probatorio. En otras palabras, las partes pueden abreviar las etapas como la de la audiencia de conciliación.

A esto, el Art. 131°., del estatuto define un Calendario Procesal, en el cual admitida la demanda, el árbitro correspondiente podrá elaborarlo y deberá contener los siguientes aspectos:

1. Una exposición sumaria de las pretensiones de las partes.

2. La cuantía estimada de las pretensiones, a menos que sea indeterminada.

3. Una lista de los puntos litigiosos por resolver.

4. El Número de audiencias a través de la cuales se llevará cabo el proceso Arbitral.

5. Las formas de notificación a las partes y los medios en que se llevarán a cabo las audiencias.

6. Las pruebas que se van a practicar en el procedimiento.

7. El tiempo estimado para el periodo probatorio.

Acerca del Pacto Arbitral

Es importante mencionar que para que cualquier empresa o sociedad sea acogida por el nuevo reglamento, ya vigente, debe firmarse unpacto arbitral, que es un contrato por medio del cual las partes deciden que el arbitraje es el mecanismo mediante el cual van a solucionar su controversia.

Al respecto, el artículo 108°, se refiere al Pacto Arbitral así:

“El Pacto arbitral deberá constar en un documento, requisito que podrá cumplirse a través de un mensaje de datos, si la información consignada es accesible para su ulterior consulta. Además, se entenderá que el acuerdo de arbitraje es escrito cuando esté consignado en un intercambio de escritos de demanda y contestación en los que la existencia de un acuerdo sea afirmada por una parte sin ser negada por la otra. La referencia hecha en un contrato a un documento que contenga una cláusula compromisoria constituye un acuerdo de arbitraje por escrito, siempre que dicha referencia implique que esa cláusula forma parte del contrato.”

Con respecto al ámbito de aplicación el artículo 106° del reglamento define que  este proceso arbitral especializado dirime controversias en materia societaria cuando las partes hayan acordado en la cláusula compromisoria mencionada anteriormente en la cual se comprometen a acudir ante el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades, o cuando no se haya definido un centro específico en los instrumentos mencionados anteriormente.

Un ejemplo  para ilustrar la situación puede darse cuando dos empresas con grupos de accionistas, uno mayoritario y un minoritario, presenta un conflicto en el cual han sido menoscabados y privados de ciertos derechos de la asamblea, ellos pueden acudir voluntariamente al Centro de Conciliación y Arbitraje y realizar un compromiso  a través de una cláusula compromisoria.

A partir de ahí la Superintendencia procederá a designar un árbitro (a menos de que las partes acuerden otra cosa al particular) con el objetivo de suministrarle a estas partes en conflicto un litigio mucho más  técnico y sofisticado, para el cual la Superintendencia cuenta con un foro especializado  y con experiencia certificada en temas societarios, en el cual la solución de la controversia  se traducirá en un costo mínimo y una eficiencia máxima para las partes.

Entre otras novedades paralelas al reglamento, la Superintendencia pone a disposición de los usuarios una sala de audiencias virtuales como una fórmula rápida para la solución de las diferencias entre socios de las empresas, así como también acceso a algunos trámites gratuitos.

La sala también permite la comunicación por videoconferencia, sin importar en qué lugar se esté ubicado, así pueden presentarse testimonios y demandas, todo en beneficio de un debate adecuado y aumentando así el espectro de cobertura.

En suma este nuevo reglamento de arbitraje societario termina siendo un mecanismo muy expedito así como económico, con arbitrajes unipersonales, convirtiéndose en un mecanismo alternativo de solución de conflictos orientado a descongestionar la justicia en Colombia.

Consulte aquí el Nuevo Reglamento Especializado en Conflictos Societarios.

Foto: Mundi-News [fotografía]. (2015). Recuperado de <http://mundinews.com/medico-carlos-gill-read-las-empresas-del-pais-son-mas-transparentes/>